أغلب أصحاب العيادات يعرفون إن كان الشهر الماضي مزدحماً. وقليل منهم يعرف هل كان مربحاً، أو أي كرسي طبيب كان نصف فارغ، أو كم مريضاً توقف عن الحضور بهدوء. الازدحام والصحة ليسا الشيء نفسه.
لا تحتاج قسماً مالياً لتدير عيادتك بالأرقام. تحتاج حوالي عشرة أرقام، تراجعها مرة شهرياً، بالطريقة نفسها كل مرة. إليك الأرقام المهمة، وما يخبرك به كل منها، وماذا تفعل عندما يتحرك.
الأموال
١. المفوتر مقابل المحصَّل
ما هو: قيمة الفواتير الصادرة في الفترة، بجوار النقد الذي دخل فعلاً.
لماذا يهم: الفرق هو ما زال على المرضى. والفرق المتزايد يعني أن العيادة تعمل بالآجل مجاناً. راجعه مع تذكيرات الدفع وخطط التقسيط.
٢. الربح
ما هو: المحصَّل مطروحاً منه المصروفات، ورواتب الفريق، وتكلفة المعامل، والمخزون المستهلك.
لماذا يهم: هذا هو الرقم الذي يدفع للمالك. حساب المصروفات النقدية لهذا الشهر فقط يجعل الربح يتأرجح بشدة: الشهر الذي اشتريت فيه مخزوناً يبدو سيئاً جداً، والتالي ممتازاً. أما حساب المخزون المستهلك وتكلفة المعمل لكل حالة فيعطيك الصورة الحقيقية.
تقرير الأموال في BeClarified يعرض الإيراد (النقد الداخل بجوار المفوتر) والربح محسوباً بهذه الطريقة بالضبط، لأي فترة.
٣. مستحقات التأمين
ما هي: ما تدين به كل شركة تأمين، ومنذ متى.
لماذا تهم: التأمين قد يكون نسبة كبيرة من الإيراد وانتظاراً طويلاً. الشركة التي تدفع متأخرة أو ناقصة تكلف أكثر مما يجلبه مرضاها. راجع مطالبات تأمين الأسنان.
الكراسي والمواعيد
٤. إشغال الكراسي
ما هو: الساعات المحجوزة كنسبة من الساعات التي كانت فيها الغرف مفتوحة.
لماذا يهم: الكرسي هو أصل العيادة الأساسي. الإشغال تحت ٧٠٪ تقريباً يعني غالباً مساحة للنمو دون توظيف. والإشغال القريب من ١٠٠٪ باستمرار يعني أنك ترد مرضى، وحان وقت مد الساعات أو إضافة كرسي.
يحسبه BeClarified من أسبوع عملك، مطروحاً منه أيام الإغلاق.
٥. الحضور والغياب
ما هو: كيف انتهت المواعيد التي بدأت في الفترة: حضر، أُلغي، أو غاب.
لماذا يهم: كل غياب ساعة ضائعة. راقب الاتجاه بعد تغيير روتين التذكير، وانظر من يتكرر غيابه. يعرض BeClarified المرضى الذين غابوا مرتين أو أكثر في الفترة. راجع ٧ طرق لتقليل غياب المرضى.
٦. طلبات الحجز
ما هي: الطلبات من تطبيق المرضى في الفترة، وإلى أين وصلت: مؤكدة، مكتملة، مرفوضة، ملغاة، أو ما زالت في الانتظار.
لماذا تهم: تراكم الطلبات المنتظرة يعني أن المرضى ينتظرون رداً. وكثرة الرفض تعني أن المرضى يريدون أوقاتاً لا تقدمها. راجع الحجز الإلكتروني في عيادة الأسنان.
المرضى
٧. المرضى الجدد مقابل العائدين
ما هو: المرضى الذين كانت أول زيارة لهم على الإطلاق في الفترة، والمرضى الذين سبق لهم الحضور.
لماذا يهم: المرضى الجدد يدلون على نجاح تسويقك، والعائدون يدلون على جودة رعايتك. العيادة التي لديها مرضى جدد كثيرون وعائدون قليلون تملأ دلواً مثقوباً.
٨. المرضى المفقودون
ما هو: مرضى لم يزوروا العيادة منذ عدد محدد من الشهور وليس لهم موعد.
لماذا يهم: هؤلاء أرخص المرضى في استعادتهم، فهم يعرفونك بالفعل. يعرضهم BeClarified، ويمكنك اختيار مرضى لإنشاء مهمة اتصال لكل منهم.
٩. مصادر المرضى
ما هو: من أين جاءت ملفات المرضى الجدد في الفترة: إحالة، أو سوشيال ميديا، أو مرور أمام العيادة، أو شبكة تأمين.
لماذا يهم: يخبرك أين تضع وقت التسويق. إذا كانت الإحالات تجلب أغلب المرضى الجدد، فإن برنامج ولاء يكافئ الإحالة استثمار أفضل من إعلانات أكثر.
١٠. تقييمات المرضى
ما هو: كيف يقيّم المرضى زياراتهم، والتقييمات المنخفضة التي تحتاج متابعة.
لماذا يهم: إنذار مبكر. التقييمات تنخفض عادة قبل أن يرحل المرضى. يرسل BeClarified استبياناً قصيراً بعد الزيارة، ويضع التقييمات المنخفضة في قائمة متابعة، ويدعو المرضى الراضين لتقييمك على جوجل.
الأطباء
١١. إنتاج كل طبيب
ما هو: ما فُوتر على فواتير كل طبيب، وما حُصّل منها، وزياراته، والأجر الذي استحقه.
لماذا يهم: يُظهر من المشغول ومن المربح، وهما ليسا دائماً الشخص نفسه. وهو أيضاً أساس العمولات العادلة. راجع كيف تحسب عمولة الطبيب.
١٢. قبول خطط العلاج
ما هو: نسبة خطط العلاج المقترحة التي يوافق عليها المرضى.
لماذا يهم: القبول المنخفض يشير غالباً إلى طريقة شرح الخطط أو تسعيرها، لا إلى المرضى. قارن بين الأطباء، واجمع طبيباً بارعاً في الشرح مع طبيب أحدث.
بطاقة أداء الطبيب في BeClarified تجمع الإنتاج مقابل المستهدف، والزيارات، والغياب، والتقييمات، وقبول الخطط. ويرى كل طبيب أرقامه دون أرقام غيره.
مراجعة شهرية في نصف ساعة
- المفوتر مقابل المحصَّل، والربح. هل الفرق يكبر؟
- إشغال الكراسي لكل غرفة. أين توجد مساحة؟
- الغياب والغياب المتكرر. من يحتاج مكالمة؟
- المرضى الجدد والعائدون والمفقودون. اختر مرضى مفقودين للاتصال بهم.
- التقييمات. اقرأ كل تقييم منخفض.
- بطاقات أداء الأطباء. حديث واحد مع كل طبيب، مبني على الأرقام.
اكتب إجراءً واحداً لكل بند، وفي الشهر التالي راجع هل تحرك. راجع التقارير لترى كيف يبدو ذلك في BeClarified.
أسئلة شائعة
كم مرة نراجع هذه الأرقام؟ شهرياً للمراجعة الكاملة. ويومياً تكفي الصفحة الرئيسية: مواعيد اليوم، والتحصيل، والأرصدة.
هل يرى الفريق كله المؤشرات؟ شارك ما يستطيع كل شخص التصرف فيه. الاستقبال مسؤول عن الغياب وطلبات الحجز، والأطباء عن بطاقة أدائهم. أما الربح فيبقى غالباً مع المالك.
ما نسبة الغياب الجيدة؟ تختلف حسب المنطقة ونوع المرضى. الأهم هو اتجاهك أنت: قارن كل شهر بالشهر السابق.
هل أحتاج التصدير إلى إكسل؟ لا. تقارير BeClarified مدمجة وتتحدث لحظياً لأي فترة تختارها.