التأمين قد يملأ جدول عيادة الأسنان، وقد يفرغ حسابها البنكي بهدوء. المرضى يأتون، والعمل يتم، والمال يصل بعد شهور، ناقصاً، دون سبب واضح. وحينها لا يتذكر أحد أي زيارات كانت في أي دفعة.
وأغلب ذلك يمكن تجنبه. شركات التأمين تدفع بانتظام عندما تكون المطالبات كاملة، وتُرسل في موعدها، وتُتابَع. يمر هذا الدليل على الدورة كاملة، من كارت المريض حتى الدفعة الأخيرة.
ابدأ بخطة الشركة
لكل شركة تأمين، وغالباً لكل خطة شركات داخلها، قواعدها الخاصة. اكتبها في نظامك مرة واحدة، لا في ذاكرة أحد:
- التغطية: النسبة التي تدفعها الشركة، وقد تختلف حسب مجموعة الإجراءات.
- الحدود: حد أقصى للزيارة وحد أقصى للسنة.
- الاستثناءات: إجراءات لها نسبة خاصة أو مبلغ ثابت.
- قواعد الموافقة المسبقة: أي الإجراءات تحتاج موافقة الشركة قبل العلاج.
في BeClarified تضيف كل شركة ثم خططها. الخطة تحفظ النسبة لكل مجموعة، والحدود، واستثناءات الإجراءات، وقواعد الموافقة المسبقة. وعند إصدار فاتورة لمريض مؤمَّن عليه، يُحسب التقسيم بين الشركة والمريض تلقائياً، وينبَّه الاستقبال عند الوصول إلى حد أو غياب موافقة مسبقة.
راجع الكارت قبل الزيارة
أغلب المطالبات المرفوضة تبدأ عند الاستقبال: كارت منتهٍ، أو خطة خاطئة، أو مريض غيّر جهة عمله. راجع الكارت عند حجز الموعد، لا بعد العلاج.
لكل مريض كارت تأمين في ملفه: الشركة، والخطة، والرقم، والتواريخ. يمكن للموظفين إضافته، أو يرسل المريض صورة كارته من تطبيق المرضى فينتظر مراجعة الاستقبال. وإذا لم يكن للمريض كارت ساري، يوضح BeClarified ذلك على الفاتورة: المريض يدفع كل شيء.
اسأل قبل العمل المكلف
في التيجان والزرعات والتقويم وغيرها من العلاجات المكلفة، احصل على موافقة مسبقة قبل البدء. هذا يحمي العيادة، ويحمي المريض من فاتورة مفاجئة.
أفضل طلب موافقة مسبقة يخرج مباشرة من خطة العلاج، بنداً بنداً، موضحاً ما ستدفعه الشركة لكل بند. وأرفق الأشعة أو الصور حيث تطلبها الشركة. وعندما يصل الرد، سجّله: موافقة كاملة، أو جزئية، أو رفض. والموافقة الجزئية تُسجَّل بالمبلغ الذي وافقت عليه الشركة، فيتحدث نصيب المريض.
دع المطالبة تُنشئ نفسها
أكبر توفير للوقت هو ألا تكتب المطالبات بيدك. عند إصدار فاتورة مؤمَّن عليها، يجب أن تكون هناك مسودة مطالبة جاهزة بنصيب الشركة محسوباً.
هكذا يعمل BeClarified: الفاتورة المؤمَّن عليها تُنشئ مسودة مطالبة جاهزة للإرسال. ومهمة الاستقبال مراجعتها لا بناؤها.
أرسل على دفعات وبمواعيد ثابتة
شركات التأمين تريد المطالبات مجمّعة عادة، شركة واحدة في كل دفعة. اختر يوماً في الأسبوع، أو مرتين في الشهر، وأرسل كل ما هو جاهز. الإيقاع الثابت أهم من اليوم نفسه: المطالبات المتأخرة تُدفع متأخرة، والمتأخرة جداً قد لا تُدفع أبداً.
في BeClarified تختار مسودات المطالبات لشركة واحدة وترسلها كدفعة. وإذا أعطت بوابة الشركة رقماً مرجعياً للدفعة، سجّله لتذكره عند المتابعة.
سجّل ما دُفع فعلاً
عندما ترد الشركة، سجّل قرارها على كل مطالبة: دُفعت كاملة، أو جزئياً، أو رُفضت. ثم سجّل الدفعة نفسها عند وصولها وطبّقها على المطالبات التي رُد عليها.
هنا تخسر العيادات أكثر أموالها. المطالبة التي دُفعت ناقصة تُنسى بهدوء، ويبقى الفرق ديناً لن يحصّله أحد. قرّر مصير كل دفعة ناقصة:
- أعد التقديم بالفرق مع المعلومات الناقصة.
- حوّله إلى المريض إذا كانت قواعد الشركة تقول إنه عليه.
- أعدمه إن لم يكن يستحق المتابعة، وسجّل السبب.
يضع BeClarified المطالبات التي لم تُدفع كاملة في قائمة متابعة بهذه الخيارات الثلاثة تحديداً، ويمكنك إضافة ملاحظات مثل “اتصلنا بالشركة، الرد خلال ٣ أيام”.
اعرف ما تدين به كل شركة
في أي لحظة يجب أن تستطيع الإجابة: كم تدين لنا كل شركة، ومنذ متى؟ راجع ذلك أسبوعياً. الشركة التي تدين بمبلغ كبير لفترة طويلة قرار تجاري، لا مجرد مهمة إدارية.
تقسّم تقارير التأمين في BeClarified ما فُوتر بين الشركات والمرضى، وتعرض ما طالب به كل مريض مؤمَّن عليه وما تبقى من حده السنوي. راجع الفواتير والتأمين.
روتين التأمين الأسبوعي
- راجع الكروت التي أرسلها المرضى من التطبيق.
- راجع مسودات المطالبات من فواتير الأسبوع المؤمَّن عليها.
- أرسل دفعات الأسبوع، دفعة لكل شركة، بأرقامها المرجعية.
- سجّل الردود والمدفوعات التي وصلت.
- اعمل على قائمة المتابعة: أعد التقديم، أو حوّل للمريض، أو أعدم.
نصف ساعة أسبوعياً بانتظام تساوي أكثر من يوم كامل من الملاحقة في آخر الربع.
أسئلة شائعة
ماذا نفعل عندما ترفض الشركة مطالبة؟ اقرأ السبب أولاً. إذا كان شيء ناقصاً، أعد التقديم به. وإذا لم يكن الإجراء مغطى في خطة المريض، حوّل المبلغ إليه واشرح ذلك بوضوح. وإن لم ينطبق أي منهما، أعدمه وسجّل السبب.
هل يرى المريض ما يغطيه التأمين؟ نعم. فاتورة المريض تعرض التقسيم بين الشركة والمريض، ويرى المريض فواتيره ورصيده في التطبيق.
كيف نتعامل مع مريض وصل إلى حده السنوي؟ يجب أن ينبّهك نظامك قبل الزيارة. في BeClarified يرى الاستقبال أن الحد قد اكتمل، والباقي يدفعه المريض.
هل يصلح هذا مع الشبكات الطبية للشركات أيضاً؟ نعم. تعامل مع كل شبكة أو خطة جهة عمل كشركة لها خططها ونسب تغطيتها وحدودها.