المرضى يحجزون المطاعم والمواصلات وزيارات الأطباء من هواتفهم. وعندما تكون الطريقة الوحيدة لحجز موعد أسنان هي الاتصال في ساعات العمل، فإن بعضهم ببساطة لا يحجز. ينوي، وينسى، وبعد ستة أشهر تصير المشكلة الصغيرة كبيرة.
الحجز الإلكتروني يحل ذلك، لكن موعد الأسنان ليس طاولة في مطعم. علاج العصب يحتاج طبيباً محدداً وكرسياً محدداً ووقتاً كافياً. ولهذا تنجح أغلب العيادات أكثر مع طلبات حجز يؤكدها الاستقبال بدلاً من الحجز التلقائي الكامل. يشرح هذا الدليل كيف يعمل وكيف تُعدّه.
طلبات لا مواعيد مفتوحة
هناك طريقتان لاستقبال الحجوزات إلكترونياً:
الحجز الذاتي المفتوح. يرى المريض الأوقات المتاحة ويختار أحدها. سريع للمريض لكنه محفوف بالمخاطر لعيادة الأسنان: المريض لا يعرف أن تحضير التاج يستغرق وقتاً أطول من الكشف، أو أن د. منى تجري الزراعة أيام الثلاثاء فقط.
طلبات الحجز. يطلب المريض يوماً ووقتاً، ويؤكده الاستقبال أو يعدّله إذا لزم، فيصبح موعداً. المريض ما زال يحجز في دقيقة، والعيادة تبقى متحكمة في الجدول.
يعتمد BeClarified على الطلبات. يحجز المريض من تطبيق المرضى، فيصل الطلب إلى صفحة الحجوزات في لوحة التحكم. يؤكده الاستقبال، ثم يحوّله إلى موعد يظهر في جدول المواعيد. وإذا كان للطبيب موعد في الوقت نفسه، ينبّه BeClarified إلى التعارض لتحريك أحدهما أولاً.
ما الذي يراه المريض
من التطبيق، المريض:
- يختار وقتاً يناسبه.
- يرسل الطلب.
- يعرف رد العيادة: إذا رُفض الطلب أو أُلغي لاحقاً يصله إشعار.
- يرى الموعد المؤكد مع زياراته السابقة والقادمة.
وبعدها تعمل التذكيرات قبل الزيارة مثل أي موعد آخر. ويعرض التطبيق أيضاً الفواتير والرصيد، فلا يتصل المريض ليسأل “كم تبقى علي؟”. المزيد في التواصل مع المرضى.
ما الذي يراه الاستقبال
يحصل الاستقبال على قائمة واحدة لطلبات الحجز، مصنفة حسب الحالة: في الانتظار، مؤكد، مكتمل، ملغى، أو مرفوض. والتعامل مع القائمة يأخذ دقائق قليلة عدة مرات في اليوم:
- أكّد الطلبات التي تناسب الجدول.
- أكمل الطلبات المؤكدة إلى مواعيد، مع اختيار الطبيب والكرسي والمدة.
- ارفض الطلبات التي لا يمكن استيعابها. يصل للمريض إشعار، فاتصل به واعرض وقتاً آخر.
- ألغِ الحجوزات المؤكدة التي لا يستطيع المريض حضورها. ويصله إشعار أيضاً.
ضع قاعدة لسرعة الرد على الطلبات، مثلاً خلال ساعتي عمل. المريض الذي ينتظر الرد يوماً كاملاً قد يحجز في مكان آخر.
كيف تجعل المرضى يستخدمونه
الحجز الإلكتروني لا يفيد إلا إذا كان التطبيق لدى المرضى. اذكره في كل زيارة:
- يذكره الاستقبال عند الدفع: “المرة القادمة تقدر تحجز من التطبيق”.
- كارت صغير أو ملصق في الاستقبال عليه رمز QR.
- سطر في رسائل واتساب وعلى صفحاتك على السوشيال ميديا.
والمرضى الذين يثبتون التطبيق تصلهم التذكيرات ويرون رصيدهم ويجمعون نقاط الولاء، فلديهم أكثر من سبب لتثبيته.
قِس مسار الحجز
طلبات الحجز مسار: بعضها يُؤكَّد، وبعضها يصبح مواعيد، وبعض أصحاب تلك المواعيد يحضرون. تقرير المواعيد في BeClarified يعرض طلبات الحجز في الفترة وإلى أين وصلت، مع أعداد المرفوض والملغى وما في الانتظار. راقب أمرين:
- الطلبات المنتظرة. إذا تراكمت، فالاستقبال يحتاج روتيناً للتعامل معها.
- الطلبات المرفوضة. إذا كانت كثيرة، فالمرضى يطلبون أوقاتاً لا تقدمها. ربما حان وقت فترة مسائية أو كرسي يوم السبت.
راجع صفحة التقارير لباقي تقارير المواعيد.
أسئلة شائعة
هل سيملأ الحجز الإلكتروني جدولي بمواعيد خاطئة؟ ليس مع الطلبات. الاستقبال يؤكد كل طلب ويحدد الطبيب والكرسي والمدة قبل أن يصبح موعداً.
هل يستطيع المريض الإلغاء إلكترونياً؟ كل تذكير فيه رابط إلغاء، فيخبرك المريض الذي لن يحضر مبكراً بما يكفي لعرض الموعد على مريض آخر.
وإذا طلب مريضان الوقت نفسه؟ يرى الاستقبال الطلبين. أكّد أحدهما واعرض على الآخر وقتاً قريباً. وإذا تعارض طلب مع موعد قائم، يُظهر BeClarified التعارض قبل أن يصبح موعداً.
هل يدفع المريض مقابل التطبيق؟ لا. تطبيق المرضى مجاني على أندرويد، ونسخة iOS في مرحلة تجريبية عامة.