يأخذك هذا الدليل من حساب جديد على BeClarified إلى عيادة جاهزة لأول مريض حقيقي. تنهي أغلب العيادات الأساسيات في أقل من ساعة، وما تبقى ينتظر حتى تحتاجه.
إن لم تكن أنشأت حساباً بعد، فابدأ من صفحة الأسعار. التجربة المجانية تفتح كل الوحدات، فتُعدّ بالضبط ما ستستخدمه.
الخطوة ١: معالج الإعداد
في أول دخول، يسألك معالج قصير عن الأساسيات. بيانات العيادة فقط إلزامية، وكل ما عداها يمكن تخطيه وتغييره لاحقاً من الإعدادات.
أنت. اسمك وبريدك الإلكتروني. يُستخدم البريد للإيصالات واستعادة كلمة المرور.
العيادة. اسم العيادة وعنوانها (يُطبع على الروشتات والفواتير)، وعدد غرف العلاج، ومواعيدك المعتادة. كل غرفة تصبح عموداً في جدول المواعيد، فاجعل العدد مساوياً للكراسي التي تحجزها فعلاً.
الأسبوع. أغلق أيام إجازتك وأعطِ كل يوم ساعاته إن اختلفت. يظلل جدول المواعيد الأوقات المغلقة، والحجز خارجها يطلب منك التأكيد.
الأسعار. قائمة بإجراءات الأسنان الشائعة: علّم ما تقدمه واكتب سعرك. تُحفظ الإجراءات المعلَّمة فقط. ابحث بالاسم (“تاج”، “تنظيف”) لتسرع. ويمكنك إضافة أي شيء ناقص لاحقاً من الإعدادات ← الخدمات والأسعار.
الفريق. أضف الأطباء والمساعدين. يمكنك تعيين كلمة مرور لكل منهم بنفسك، أو إرسال دعوة ليختاروا كلمة مرورهم. وفي الحالتين يكملون ملفهم الشخصي في أول دخول.
الشعار. ارفع شعار عيادتك. يظهر على الروشتات والفواتير وفي تطبيق المرضى. والأفضل صورة مربعة PNG أو JPG.
الخطوة ٢: قائمة البداية
بعد المعالج، تعرض الصفحة الرئيسية قائمة قصيرة:
- ارفع شعارك.
- أضف قائمة أسعارك.
- أضف فريقك.
- أضف أول مريض.
- احجز أول موعد.
- أنشئ أول فاتورة.
كل بند يُعلَّم تلقائياً عند تنفيذه. والبنود الثلاثة الأخيرة هي الاختبار الحقيقي. أضف مريضاً (أنت أو زميل لا بأس)، واحجز له موعداً، وأنهِ الزيارة، وأصدر فاتورة. إذا بدت هذه الرحلة سليمة، فأنت جاهز. وبعد الانتهاء يمكنك إخفاء القائمة.
الخطوة ٣: الأدوار والصلاحيات
قبل أن يدخل الفريق كله، قرّر من يرى ماذا. من الإعدادات ← الأدوار، لكل دور صلاحياته: الاستقبال يحجز ويستلم المدفوعات، والمساعدون يرون الجدول والملاحظات الطبية، والأطباء يرون مرضاهم وتقاريرهم الخاصة، والمالك وحده يرى أرباح العيادة.
ابدأ بالأدوار الافتراضية وعدّلها كلما ظهر سؤال. المزيد في الموظفين والرواتب.
الخطوة ٤: التذكيرات والرسائل
فعّل تذكيرات المواعيد التلقائية من إعدادات الرسائل. كل زيارة قادمة يصلها تذكير فيه رابط للتأكيد والإلغاء، عبر SMS أو واتساب، وفي تطبيق المرضى لمن لديه. ويمكنك أيضاً تفعيل تذكيرات الدفع للمرضى أصحاب الأرصدة غير المدفوعة.
كل قناة تحتاج أن تكون متصلة قبل خروج الرسائل. وحتى ذلك الحين تُحفظ الرسائل التلقائية في سجل كل مريض بحالة “لم تُرسل”، فلا يضيع شيء. اقرأ ٧ طرق لتقليل غياب المرضى لتستفيد من التذكيرات أقصى استفادة.
الخطوة ٥: تطبيق المرضى والولاء
ادعُ المرضى لتثبيت تطبيق المرضى المجاني. يرون فيه مواعيدهم وفواتيرهم ورصيدهم، وتصلهم التذكيرات، ويوافقون على خطط العلاج، ويجمعون نقاط الولاء.
ومن الإعدادات ← نظام النقاط، اختر كم نقطة يكسبها المريض لكل دفعة ولكل تقييم ولكل إحالة، وكم نقطة تساوي وحدة خصم واحدة. دليل برامج الولاء يساعدك في اختيار أرقام تتحملها.
الخطوة ٦: التقييم بعد الزيارة
يصل للمريض استبيان قصير بعد زيارته. من إعدادات التقييم، حدد ما يُعتبر تقييماً منخفضاً وما يُعتبر تقييماً سعيداً. التقييم المنخفض يفتح متابعة ليتصل أحد بالمريض، والمرضى السعداء يظهر لهم زر لتقييمك على جوجل، فأضف رابط تقييمك على جوجل.
الخطوة ٧: ما تضيفه مع نمو العيادة
لا تحتاج هذه في اليوم الأول، لكنها جاهزة عندما تريد:
- شركات التأمين ونسب التغطية، لتُنشئ الفواتير المؤمَّن عليها مطالباتها تلقائياً. راجع الفواتير والتأمين.
- المعامل وقوائم أسعارها، ليُملأ سعر طلب المعمل وتبقى حساباته متزنة. راجع المعامل والموردين.
- أصناف المخزون، بحدود التنبيه وتواريخ الصلاحية. راجع المخزون.
- اتفاقات الموظفين، لتُسجَّل العمولات وحدها. راجع كيف تحسب عمولة الطبيب.
- قوالب ترتيب الأشعة، إذا كنت تلتقط أشعة وصوراً داخل الفم. راجع الأشعة والصور.
- شاشة التلفزيون لصالة الانتظار. راجع صالة الانتظار.
يومك الحقيقي الأول
في الصباح الأول، اجعل الأمر بسيطاً. يسجّل الاستقبال وصول المرضى من الصفحة الرئيسية، ويسجّل الأطباء ما فعلوه، وتنتهي كل زيارة بفاتورة ودفعة. وفي آخر اليوم، انظر إلى الصفحة الرئيسية: مواعيد اليوم، وما حُصّل، وما بقي مستحقاً.
وإذا كنت تنتقل من إكسل أو من نظام آخر، فاقرأ أولاً خطة الانتقال في أسبوع، وأرسل لنا ملف التصدير لنستورد المرضى والمواعيد والأرصدة نيابة عنك.
أسئلة شائعة
هل أستطيع تغيير الإعداد لاحقاً؟ نعم. كل ما في المعالج موجود في الإعدادات: الساعات، والغرف، والأسعار، والفريق، والشعار.
هل يجب إنهاء المعالج مرة واحدة؟ لا. بيانات العيادة فقط إلزامية، ويمكنك تخطي باقي الخطوات والعودة إليها.
كيف أضيف كراسي أكثر؟ أضف غرف علاج من الإعدادات، وكل غرفة تصبح عموداً في جدول المواعيد. وتحدد باقتك عدد الغرف المتاح؛ راجع الأسعار.
من يساعدني إذا توقفت؟ يستطيع فريقنا إرشادك في الإعداد عن بُعد، بالعربية أو الإنجليزية. استخدم صفحة التواصل لحجز موعد.