كل عيادة لديها مشكلتا مخزون في وقت واحد. شيء ينفد في منتصف يوم مزدحم، فتستلف المساعدة من العيادة المجاورة أو يُؤجَّل موعد مريض. وفي الوقت نفسه، في آخر الدولاب، علبة كومبوزيت انتهت صلاحيتها الشهر الماضي وتذهب إلى سلة المهملات.
السبب واحد: لا أحد يرى المخزون حتى يصبح مشكلة. يضع هذا الدليل نظاماً بسيطاً يصلح لعيادة بكرسي واحد ويكبر مع عيادة مزدحمة بعدة أطباء.
ماذا تتابع (وماذا لا تتابع)
لا تحاول متابعة كل لفافة قطن. تابع الأصناف المكلفة، أو التي تنتهي صلاحيتها، أو التي يتوقف العلاج إذا نفدت:
- كارتريدج البنج والإبر.
- الكومبوزيت ومواد اللصق والأسمنتات.
- مواد الطبعات.
- مبارد ومواد علاج العصب.
- مكونات الزرعات، إن كنت تزرع.
- مستلزمات التعقيم، والقفازات والكمامات بالجملة.
عادة تنتهي العيادة بين ٤٠ و١٥٠ صنفاً متابَعاً. أما المستهلكات الرخيصة فيكفي فحصها بالنظر مرة أسبوعياً.
أعطِ كل صنف أربعة أرقام
لكل صنف متابَع، حدد:
- الوحدة وحجم العبوة. تشتري البنج علبة من ٥٠ وتستخدمه كارتريدج واحداً في كل مرة. سجّل الاثنين لتكون أرقام الجرد منطقية.
- تكلفة الوحدة. كم تكلفك الوحدة الواحدة. وهذا ما يجعل المخزون يظهر بشكل صحيح في أرباحك.
- حد التنبيه. الكمية التي يجب أن تطلب عندها، حسب سرعة استهلاكك ومدة توصيل المورد.
- كمية إعادة الطلب. كم تطلب عندما تصل إلى حد التنبيه. وإن لم تكن متأكداً، فالبداية المعقولة أن تطلب ما يكفي للوصول إلى ضعف حد التنبيه.
في BeClarified، إذا تركت كمية إعادة الطلب فارغة، تكون افتراضياً هذا بالضبط: ما يكفي للوصول إلى ضعف حد التنبيه.
تابع الصلاحية لكل دفعة
علبتان من مادة اللصق نفسها قد تختلف صلاحيتهما سنة كاملة. إذا سجّلت فقط “مادة لصق: ٦ زجاجات”، فلن تعرف أيهما تستخدم أولاً.
سجّل كل توريد كدفعة لها تاريخ صلاحيتها، ثم استخدم الدفعة الأقرب انتهاءً. يفعل BeClarified ذلك افتراضياً: عند الاستهلاك دون اختيار دفعة، يأخذ من الدفعة التي تنتهي أولاً. والأصناف التي تنتهي خلال ٣٠ يوماً تظهر على الصفحة الرئيسية كل صباح، مع ما نفد وما أوشك على النفاد، على بُعد نقرة من القائمة.
سجّل كل حركة
يتغير المخزون لستة أسباب: رصيد افتتاحي، وتوريدات، واستهلاك في زيارة، وإعدام (منتهي أو تالف)، وتسوية بعد الجرد، ومرتجع للمورد. سجّل كلاً منها: من فعله، ومتى، ولماذا.
هذا السجل هو ما يحوّل “يبدو أننا نستهلك كومبوزيت كثيراً” إلى إجابة. ترى أي طبيب يستخدم ماذا، وأي الأصناف تُعدَم أكثر، وهل فرق الجرد خطأ عابر أم نمط متكرر.
سجّل الاستهلاك في الزيارة
أدق طريقة لمتابعة الاستهلاك أن تسجله حيث يحدث: في زيارة المريض. عندما تسجّل المساعدة الخامات المستخدمة، ينقص المخزون تلقائياً. ويسجّل BeClarified أيضاً من يدفع كل استهلاك، المريض أم العيادة، فلا تسقط الخامات المحسوبة على المريض من الفاتورة.
اطلب من الاقتراحات لا من الذاكرة
إعادة الطلب هي المكان الذي تضيّع فيه أغلب العيادات وقتها. شخص يتجول بورقة، ويتصل بثلاثة موردين وينسى الرابع.
بدلاً من ذلك، ابدأ الطلبات من قائمة النواقص. يجمع BeClarified الأصناف التي وصلت إلى حد التنبيه أو أقل حسب المورد، فتنشئ طلباً واحداً لكل مورد في نقرات. أرسله على واتساب أو اطبعه. وعندما يصل التوريد، استلمه على الطلب: تدخل الكميات والدفعات وتواريخ الصلاحية إلى المخزون، ويُسجَّل ما تدين به للمورد على حسابه.
حافظ على حسابات الموردين
مثل المعامل، يعمل الموردون غالباً بالآجل. احتفظ بحساب جارٍ لكل مورد: التوريدات المستلمة، والمدفوعات، والرصيد المستحق. وقارنه بكشف المورد مرة شهرياً. الطريقة هي نفسها التي شرحناها في حسابات المعامل.
اعرف التكلفة الحقيقية للمخزون
المخزون المستهلك تكلفة حقيقية، حتى لو دفعت ثمنه منذ أسابيع. وإذا كان تقرير أرباحك يحسب فقط ما صُرف نقداً هذا الشهر، فسيبدو الشهر الذي اشتريت فيه كثيراً سيئاً جداً، والشهر التالي ممتازاً.
تقرير الأموال في BeClarified يحسب المخزون المستهلك في الفترة كتكلفة، مع المصروفات ورواتب الفريق وتكلفة المعامل، فيعكس الربح ما استخدمته العيادة فعلاً. راجع مؤشرات أداء العيادة التي تستحق المتابعة.
ابدأ في عصرية واحدة
- اكتب أصنافك المتابَعة بالوحدة وحجم العبوة وتكلفة الوحدة وحد التنبيه. ويمكنك لصقها مباشرة من جدول: الاسم، والفئة، والوحدة، وحجم العبوة، والكمية، وتكلفة الوحدة، والصلاحية، وحد التنبيه.
- اجرد ما على الرفوف وأدخله كرصيد افتتاحي بتواريخ الصلاحية.
- أضف مورديك.
- ومن الغد، استلم كل توريد في النظام وسجّل الاستهلاك في الزيارات.
بعد شهر، راجع ما أُعدم وما نفد، وعدّل حدود التنبيه لتلك الأصناف، ونادراً ما ستتفاجأ بعد ذلك. المزيد في المخزون.
أسئلة شائعة
كم مرة نجري جرداً كاملاً؟ مرة شهرياً للأصناف المكلفة أو سريعة الحركة، ومرة كل ثلاثة أشهر للباقي. وسجّل الفروق كتسويات مع السبب.
من المسموح له بتسوية المخزون؟ أقل عدد ممكن. استخدم الصلاحيات ليسجّل المساعدون الاستهلاك بينما يسوّي المدير أو يُعدِم فقط.
هل نحتاج باركود؟ ليس في البداية. أغلب العيادات تتابع المخزون جيداً بالاسم. الباركود يفيد العيادات الكبيرة ذات الأصناف المتشابهة الكثيرة.
وماذا عن الخامات التي يدفعها المريض منفصلة؟ سجّلها في الزيارة كمحسوبة على المريض، فتظهر في الفاتورة وتخرج من المخزون في الوقت نفسه.